Plattform

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WebApp und iOS. Drei Rollen – Auftraggeber, Kurier, Empfänger – ein durchgängiger digitaler Workflow. Append-only Ereignislog, Live-Karte für die Disposition, automatische PDF/A-Exports, API-ready.

Stand: 26. August 2026

Drei Rollen, ein System

• Rolle

  Auftraggeber

  Stationsleitung, OP-Manager, Apothekenleitung, Praxis-Inhaber. Legt Transportauftrag an, sieht Status in Echtzeit, erhält Eingangsbestätigung und Audit-Export.

• Rolle

  Kurier

  Interner Mitarbeiter oder externer Dienstleister. Dokumentiert Übergabe, scannt Einmal-Siegel, bestätigt Status. Mobile App ohne Schulungsaufwand.

• Rolle

  Empfänger

  Labor-Annahme, Pathologie-Eingang, Stations-Schleuse. Bestätigt Eingang per QR-Scan und Unterschrift. Kein Papier, keine zusätzliche Software.

Kernfunktionen

Auftrag in unter einer Minute

Strukturierte Erfassung von Transportgut, Empfänger und Anforderungen. Vorlagen für wiederkehrende Transport-Routen. Aufträge lassen sich als Entwurf speichern und bis zur Übernahme durch den Kurier bearbeiten oder stornieren. Mobil oder im Browser, ohne KIS-/LIS-Integration.

Einmal-Siegel & Scan

Physische Einmal-Siegel belegen Unversehrtheit. Fahrer scannt bei Abholung – Zeitstempel und Zustand werden automatisch gespeichert. Bei Auffälligkeit erzeugt das System ein Foto-Ereignis (Objektfoto nur bei Abweichung).

QR-Übergabe & Empfangsbestätigung

QR-Codes pro Übergabepunkt (z. B. OP-Schleuse, Labor-Annahme, Apotheken-Ausgabe). Ausdruck als physisches Schild direkt vor Ort. Jeder Scan = Zeitstempel + Verantwortlichkeit + Standort-Beweis. Empfänger bestätigt per Unterschrift; auftraggebende Person wird automatisch benachrichtigt.

Zustellnachweis & Vorfälle

Digitale Unterschrift des Empfängers und optionales Zustell-Foto direkt bei der Übergabe. Vorfälle unterwegs – Verspätung, beschädigte Verpackung, Temperaturabweichung – meldet der Fahrer mit Kategorie, Schweregrad, Beschreibung und Foto aus der App. Alles erscheint in der Web-Ansicht des Auftrags und im PDF/A-Protokoll; die Fahrer-Historie hält abgeschlossene und abgelehnte Fahrten filterbar fest.

Live-Karte für die Disposition

Disponenten sehen laufende Transporte und eigene Fahrer in Echtzeit auf einer Karte – statt Status-Rückfragen per Telefon; Kurierdienst-Leitungen sehen ihre eigenen Fahrer genauso. Getrackt wird ausschließlich während geplanter Schicht bzw. aktivem Transport: Fahrer hinterlegen ihre Schichten in App oder Browser, die Ortung startet erst nach dokumentierter Einwilligung, und ein Pause-Schalter unterbricht sie sofort. Positionsdaten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Standard: 30 Tage) automatisch gelöscht.

Multi-Stop-Touren

Mehrere Anfahrtspunkte in einer Fahrt: pro Stop eigene Güter, eigene Kontaktperson und eigener Übergabepunkt (z. B. Empfang oder OP-Schleuse). Touren lassen sich als wiederkehrende Vorlagen anlegen – die Plattform erzeugt daraus automatisch die Tagesfahrten mit einem dokumentierten Auftrag pro Stopp. Der Fahrer bestätigt die komplette Tour mit einem Tipp und arbeitet die Stopps in der App ab; die Fahrer-Auswahl prüft dabei automatisch, wer zur Abholzeit im Dienst ist. Typische Fälle: Apotheken-Belieferung mehrerer Stationen, Proben-Sammeltour über mehrere Praxen, Labor-Ringfahrt.

Empfänger-Link mit Ankunftszeit

Pro Stop aktivierbar: Der Empfänger erhält einen Link und sieht ohne eigenen Account die voraussichtliche Ankunftszeit. Die Fahrer-Position auf der Karte wird erst auf der letzten Meile sichtbar – vorher nur ETA und Transportphase. Der Link ist tokengeschützt und läuft automatisch ab. Das ersetzt die „Wo bleibt die Probe?"-Anrufe beim Auftraggeber.

GDP- & Kühlketten-Kennzeichnung

Gütertypen tragen ihre Anforderungen direkt am Datensatz: GDP-Pflicht und Temperaturbereich (z. B. 2–8 °C). Die Kennzeichnung ist überall sichtbar – in der Auftragsliste, im Auftragsdetail und an jedem Tour-Stopp – und Fahrer sehen die Anforderungen deutlich, bevor sie eine Fahrt annehmen. So kommt kühlkettenpflichtiges Gut nicht versehentlich in die falsche Box. Automatische Anbindung von Temperatur-Loggern steht auf der Roadmap.

Automatische Audit-Exports

PDF/A-Dokumente auf Knopfdruck: strukturiert, behördenkonform, sofort abrufbar. Ein Export pro Transport, pro Zeitraum oder pro Bereich. Manuelle Nacharbeit entfällt.

Revisionssichere Beweiskette

Append-only Ereignislog: jede Aktion wird unveränderlich festgeschrieben. Keine nachträgliche Manipulation, keine Lücken. Jeder Schritt dauerhaft gespeichert und gerichtsfest.

Fahrten-Vermittlung

Lokale Kurier-Anbieter direkt aus der Plattform buchen – mit GDP-Zertifizierung und nachgewiesener Transportversicherung als Aufnahme-Voraussetzung ins Netzwerk. Push-Benachrichtigung an alle Beteiligten bei jedem Statusübergang. Eindeutig beschilderte Pickup-Punkte. Details und Statuskette: Fahrten-Vermittlung →

Workflow im Detail

1. Transport anlegen

   Auftraggebende Person wählt Transportgut (z. B. Blutprobe, Gewebe, Instrumentensieb, Medikament), Empfänger und Anforderungen (Standard, kritisch, kühlkettenpflichtig).

2. Kurier-Zuweisung

   Hemostat alarmiert den verfügbaren Kurier (intern oder extern). Annahme via App. Auftrags-ID wird erzeugt; Einmal-Siegel werden zugeordnet.

3. Abholung mit Siegel-Scan

   Fahrer scannt das Siegel beim Auftraggeber. System speichert Zeitstempel, Standort, Zustand. Fahrer scannt zur Übergabe-Kontrolle den Pickup-QR-Code – auftraggebende Person wird informiert.

4. Transit

   Status sichtbar in der WebApp. Bei Abweichungen (z. B. Kühlkettenbruch) wird automatisch dokumentiert, ohne dass der Fahrer eingreifen muss.

5. Übergabe am Empfangsort

   Empfänger scannt den QR-Code an der Übergabestelle, prüft Siegelstatus, bestätigt mit Unterschrift. System verifiziert Identität via Login.

6. Audit-Export

   Sofort verfügbar als PDF/A. Auf Wunsch automatisch an QM-Postfach versendet, archivkonform.

Datenmodell – was Hemostat speichert (und was nicht)

Speichert	Speichert nicht
Auftrags-Metadaten (wer, was, wann, wohin)	Patientendaten, Diagnosen, Befunde
Übergabe-Ereignisse mit Zeitstempel & Standort	Ortung außerhalb von Schicht und Transport
Fahrer-Position während Schicht/Transport (automatische Löschung, Standard 30 Tage)	Private Bewegungsprofile, Ortung in der Pause
Siegel-IDs und -Status	Foto-Tracking ohne Anlass
Empfangsbestätigung mit Signatur	Inhalt der Probe / des Gewebes
Audit-Export-Aufrufe (wer hat wann exportiert)	Browser-Verlauf, Drittanbieter-Cookies

Mehr zur Datenarchitektur unter Sicherheit.

Technische Eckdaten

• WebApp (alle modernen Browser) + iOS-App im App Store
• Live-Tracking nur während Schicht/Transport, Pause-Schalter, automatische Löschung der Positionsdaten (Standard 30 Tage)
• Append-only Ereignislog mit historischer Beweiskraft
• Datenresidenz: Deutschland / EU
• API-ready (REST/JSON, OpenAPI-Spezifikation – Doku folgt mit ersten Integrationspartnern)
• Single Sign-On (SAML / OIDC) auf Anfrage
• Rollenmodell: Mandanten-Admin, Auftraggeber, Kurier, Empfänger
• Mehrmandantenfähigkeit: ein Hemostat-Account, viele Standorte

Schnittstellen heute und morgen

Heute: PDF/A-Export, CSV-Export für QM-Auswertungen, manuelles Hochladen von Siegelbeständen.

Roadmap: REST-API für KIS-/LIS-Anbindung (HL7/FHIR-konforme Auftragsstruktur), eIDAS-2.0-konforme qualifizierte Zeitstempel, EUDI-Wallet-Anbindung für Empfangsbestätigung mit qualifizierter elektronischer Signatur.

Warum nicht einfach Excel oder Telefon?

Excel-Listen sind nicht auditfest. Sie können nachträglich verändert werden, sind nicht versioniert und haben keinen Bezug zum tatsächlichen Übergabe-Ereignis. Telefonate hinterlassen keinen Beleg. Klemmbretter werden nicht digital archiviert.

Im Prüfungsfall (Re-Zertifizierung, KHVVG-Qualitätsnachweis, Schadensfall) reicht das nicht. Auditoren brauchen einen lückenlosen, manipulationssicheren, zeitstempelfesten Beweis.

Mehr dazu unter Re-Audit-Risiken →