Modellfall: Schnellschnitt-Logistik an einem Universitätsklinikum
Pathologisches Institut eines Universitätsklinikums, hohes Schnellschnitt-Aufkommen, mehrere OP-Säle in zwei Bauteilen. Modellfall – nicht aus echten Pilot-Daten.
Setting
- Einrichtung: Pathologisches Institut eines Universitätsklinikums (Maximalversorger), Norddeutschland
- Aufkommen: ca. 25 Schnellschnitte pro Tag, verteilt über 14 OP-Säle in zwei Bauteilen mit ca. 350 m Wegstrecke und einem Tunnel
- Akkreditierung: DAkkS nach DIN EN ISO 15189
- Anlass: wachsende Spannungen zwischen OP-Bereichen und Pathologie um Schnellschnitt-Zeiten
Ausgangslage
Operateure berichten zunehmend über lange Wartezeiten beim Schnellschnitt. Die Pathologie-Leitung verweist darauf, dass die Probe oft erst spät ankommt. Es gibt keine objektive Datenbasis: Niemand weiß, wann genau eine Probe den OP verlassen und wann sie in der Pathologie eingegangen ist.
Heutiger Workflow:
- OP-Pfleger:in trägt das Gefäß persönlich oder über Rohrpost zur Pathologie
- Pathologie quittiert per handschriftlichem Eingang
- Befund-Telefon zurück in den OP
- Eingangs-Zeitstempel auf dem Begleitschein, oft minutenscharf, aber nicht systematisch ausgewertet
Im Audit (DAkkS, ISO 15189) wird der Schnellschnitt-Workflow strukturell anerkannt. Aber:
„Die Eingangs-Median-Zeit ist nicht systematisch erfasst und kann daher nicht als KPI im QM-Bericht ausgewiesen werden."
Das ist ein milder Befund, aber bei wiederholtem Auftreten wird er zum Hinweis und perspektivisch zur Abweichung.
Pilot-Setup
Die Pathologie-Leitung initiiert einen Hemostat-Pilot in Abstimmung mit der OP-Koordination und dem QM-Beauftragten des Klinikums. Scope:
- Bereich: Schnellschnitt-Strecke OP → Pathologie (alle 14 OP-Säle)
- Beteiligte: OP-Koordinator:in, drei OP-Pfleger:innen aus zwei Bauteilen, Pathologie-Annahme (drei Personen im Schichtsystem), QM-Beauftragter
- Laufzeit: 60 Tage
- Erfolgskriterium: Eingangs-Median-Zeit messbar; Schwellwert 10 Minuten OP → Pathologie
Was sich operativ ändert
QR-Code an jedem OP-Saal-Ausgang. QR-Code an der Pathologie-Annahme. Einmal-Siegel am Schnellschnitt-Behälter.
Workflow:
- Operateur löst „Schnellschnitt anfordern" aus (per Tablet im OP)
- OP-Pfleger:in scannt beim Verlassen des OP den OP-Saal-QR-Code – Übergabe-Ereignis
- Probe wird per Hand oder Rohrpost zur Pathologie
- Pathologie scannt beim Eingang
- Befund per Telefon zurück; das Telefon-Ereignis wird optional erfasst
Daten nach 30 Tagen
| Bauteil | Eingangs-Median | Eingangs-90er-Perzentil | Anteil über 15 Min |
|---|---|---|---|
| Bauteil A (kurz) | 6 Min | 9 Min | 4 % |
| Bauteil B (lang) | 11 Min | 18 Min | 22 % |
Erkenntnis: Bauteil A ist im Erwartungsbereich. Bauteil B ist signifikant langsamer; in 22 % der Fälle dauert die Übergabe länger als 15 Minuten.
Ursachenanalyse vor Ort: Aufzug zu Bauteil B ist häufig blockiert (Bett-Transporte). Die OP-Pflege muss warten oder umweggehen.
Was die Daten ermöglichen
- Strukturentscheidung: Anschaffung eines Rohrpost-Anschlusses zwischen Bauteil B und Pathologie. Investition wird mit dem Datenmaterial begründet und bewilligt.
- Audit-Doku: der Schnellschnitt-Workflow ist in beiden Bauteilen messbar dokumentiert. Die ISO-15189-Anforderung „dokumentierte Probentransport-Verfahren" ist sichtbar erfüllt.
- Reibungsreduktion: Operateure und Pathologie reden mit Daten statt Vermutungen. Die Spannungen sind nicht weg, aber sie sind verhandelbar.
Auditor-Perspektive (modelliert)
„Schnellschnitt-Übergabezeiten werden systematisch erfasst und im QM-Report ausgewertet. Eine Schwachstelle (Bauteil B) wurde proaktiv identifiziert und mit konkreter Maßnahme adressiert. Vorbildlich umgesetzte ISO-15189-Anforderung."
Ehrliche Lessons
- Rohrpost-Daten sind nicht trivial integrierbar. Bei Rohrpost-Transport entsteht der Scan an der Aufgabe und am Empfang; der „Transit" dazwischen bleibt blackbox. Das ist okay – die Übergabe-Zeitstempel reichen für die Audit-Beweiskette.
- Operateure scannen nicht selbst. Das tut die OP-Pflege. Akzeptanz wäre niedriger gewesen, wenn der Operateur selbst aktiv werden müsste.
- Pathologie-Schichtsystem: alle drei Annahme-Personen müssen Hemostat-User sein. Vergessenes Anmelden vor der Schicht war anfangs Reibungspunkt.
Was im Abschlussbericht steht
- Eingangs-Median-Zeit als KPI etabliert
- Schwachstelle Bauteil B identifiziert und mit Investitionsentscheidung adressiert
- ISO-15189-Audit-Beleg deutlich verbessert
- Empfehlung: Rollout auf weitere Schnittstellen (z. B. Histologie-Routine, Zytologie-Annahme aus ambulanten Bereichen)